AVG

1. Gegevens verwerking & Grondslagen

1.1. Verzameling gegevens

1.1.1. Verzameling gegevens

1.1.2. Toestemming (en aantonen)

1.1.3. Noodzakelijkheid verzamelen, verwerken en verstrekken gegevens

1.2. Verwerking gegevens

1.2.1.1. Documenten

1.2.2. Plaats van bewerking

1.2.3. Bewaartermijn gegevens

1.3. Verstrekking gegevens

1.3.1. Ontvangers van gegevens

1.3.2. Rechten van het individu

2. Technische en organisatorische maatregelen

2.2. Technisch

2.2.1. Afsluiten ruimten en kasten

2.2.2. Netwerkbescherming

2.2.3. Beveiligde opslag (met uitgebreide logging) van gegevens

2.2.4. Email beveiliging (filelinks) bij het versturen van persoonsgegevens

2.2.5. Website

2.3. Organisatorisch

2.3.1. Wie heeft toegang tot wat

2.3.2. Register Verwerkingsactiviteiten

2.3.3. Incidentenregister en register datalekken

2.3.4. Verwerkersovereenkomst(en)

2.3.5. Privacy beleid

2.3.6. Privacy by default

2.3.7. Privacy bij design

AVG

1. Gegevens verwerking & Grondslagen

1.1. Verzameling gegevens

1.1.1. Verzamelde gegevens

De- Creatiefabriek (verder genoemd als DCF) verzamelt persoonsgegevens. Deze gegevens worden gebruikt om contact te kunnen leggen met desbetreffende en/of de aanmelder, om trainingen te kunnen geven, om te weten wie er komen, om situaties te kunnen inschatten voor wat betreft deelname aan trainingen.

De gegevens die De-Creatiefabriek verzamelt zijn:

– Datum van aanmelding

– Naam en achternaam

– Straat en huisnummer

– Postcode en woonplaats

– Geboortedatum

– Taal- en spreekvaardigheid van de Nederlandse taal (dit in verband met de spreek- en taalvaardigheid die belangrijk is bij het kunnen volgen van de trainingen)

– BSN nummer

– Telefoonnummer (vast telefoonnummer en mobiel nummer)

– E-mail adres

– Gevolgd onderwijs/startkwalificatie (onderwijs) en genoten opleiding(en)

– Welke belemmeringen er spelen op de leefgebieden: huisvesting, financiën, sociale relaties, (psychische) gezondheid, onderwijs en werk, vrijetijds- activiteiten, motivatie voor deelname, verwachtingen m.b.t. de trainingen/het traject.

Verder verzamelt De-Creatiefabriek de volgende gegevens

– Uitstroom naar; onderwijs, hulpverlening, organisaties

– Informatie voortkomend uit de trainingen, gesprekken en opdrachten

– De aanwezigheid tijdens en bij trainingen en activiteiten

– Lijsten, indien gebruik wordt gemaakt van bijvoorbeeld vervoer,

– De toestemmingsformulieren die vooraf, tijdens en na afloop worden gegeven voor het verzamelen, verstrekken en verwerken van gegevens.

– Gegevens die nodig zijn voor het kunnen verstrekken van eventuele reiskostenvergoeding waaronder bankgegevens.

– Het einddoel van de deelnemer en de stappen en acties die daarvoor nodig zijn.

– Voorwaarden die voor deelnemer nodig zijn voor het willen/kunnen uitoefenen van het beroep

– Persoonlijkheidsschets door trainer over deelnemer

– Profielschets door deelnemer zelf over zichzelf

– Kwaliteiten, talenten en meerwaarde (USP) van de deelnemer

– Ontwikkelpunten van de deelnemer

– Stand van zaken na afloop van het traject/de trainingen. Hoe gaat met deelnemer en waar staat hij/zij? Welke acties zijn gedaan en ondernomen door deelnemer, zijn er nog belemmering enzovoorts. Deze worden bijgehouden in een communicatie/contact formulier

– Evaluatiegegevens op een evaluatieformulier door deelnemer ingevuld. Deze gegevens worden gebruikt om de diensten en het aanbod te kunnen verbeteren en daardoor beter te kunnen laten aansluiten op de deelnemers. Deelnemers mogen dit formulier ook anoniem invullen.

– Nieuwsbrief gegevens (naam, achternaam en emailadres) zo kunnen we blijvend informeren over de trainingen, contact momenten, hoe het gaat en informeren over relevante andere zaken die passen bij het aanbod van de trainingen en het traject.

– Naam, achternaam (en groepsmaand en jaar) en telefoonnummer voor Whatsapp, tevens worden deelnemers in een groepswhatsapp toegevoegd om zo korte lijnen te kunnen houden en ook zodat deelnemers elkaar kunnen informeren.

– Emailadressen worden gebruikt om voor, tijdens en na afloop van het traject in contact te kunnen blijven met de deelnemer (in het belang van de deelnemer en indien gewenst door deelnemer).

– Foto’s worden tijdens trainingen/het traject gemaakt en zullen nooit met gezichtsherkenning worden geplaatst op Social Media. Bij gezichtsherkenning worden personen onherkenbaar in beeld gebracht en vooraf altijd nogmaals toestemming gevraagd vooraf plaatsing. De foto’s worden bewaard zoals de andere data en niet met of aan derden verstrekt.

– Resultaten t.o.v. de gegeven trainingen en trajecten, om te kunnen monitoren en belangrijke gegevens te kunnen doorspelen aan de (o.a.) ‘opdrachtgever’ en aanmelder. Signalen worden niet met naam genoemd, enkel en alleen in ‘groeps’verbanden of in algemene zin.

 

1.1.2. Toestemming (en aantonen)

– Deelnemers of klanten van De-Creatiefabriek geven toestemming om gegevens te kunnen uitwisselen met de aanmelder of betrokkene (die zich zelf aanmeld)

– Bij het aanmelden voor een training wordt een kruis aangevinkt waarbij toestemming wordt gegeven door klant/deelnemer voor:

 Het doorsturen van informatie over de deelnemer naar De-Creatiefabriek

 Het kunnen sturen van samenvatting/conclusie/rapportage/verslaglegging over deelnemer naar de aanmelder retour

 De deelnemer zal indien er wordt doorverwezen naar een hulpverlenings- instantie of een derde nadrukkelijk worden gevraagd of deelnemer hiermee akkoord is per situatie/vraag.

 De deelnemer zal indien een derde persoon of partij informatie opvraagt over deelnemer, eerst toestemming van deelnemer vragen. Derden wordt in deze bedoeld met: ouders, naasten, andere hulpverlenings- instantie of onderwijs of andere organisaties. Niet bedoeld wordt de verwerkingsverantwoordelijk waarmee De-Creatiefabriek een verwerkingsovereenkomst heeft.

 Foto’s gemaakt van de klant/deelnemer kunnen worden gebruikt voor Social Media (met toestemming) en worden gedeeld met desbetreffende persoon. Foto’s met gezichtsherkenning zullen onherkenbaar worden gemaakt (en worden meestal niet geplaatst op internet of anderzijds).

 Contact vooraf, tijdens en na afloop trainingen. Contact vooraf is nodig om deelnemer informatie te kunnen verstrekken over de organisatorische aspecten van de activiteit/traject/training. Daarnaast worden de volgende middelen ingezet: intakegesprek, huisbezoek, locatiebezoek, nazorgbezoek, Contact door middel van Whatsapp, telefoon, post, mail om de stand van zaken te kunnen blijven volgen in het belang van de deelnemer.

 Formulieren/lijsten: worden bewaard voor 10 jaar, daarna zullen deze worden vernietigd en/of verwijderd.

1.1.3. Noodzakelijkheid verzamelen, verwerken en verstrekken gegevens

Het verzamelen, verwerken en verstrekken van gegevens is op basis van:

– De noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst

– Een (verwerkers)overeenkomst met o.a. overheidsorganen en organisaties op grondslag van de vervulling van taken van algemeen belang (waaronder leerplicht/kwalificatieplicht onderwijs)

– Toestemming van de betrokken persoon.

1.2. Verwerking gegevens

1.2.1. Documenten/data

Hieronder worden alle vormen van data verzameling opgesomd.

Alle formats/formulieren kunnen desgewenst worden opgevraagd ter inzage. Bij Artikel 1.1.1. wordt benoemd welke gegevens voor deze documenten nodig zijn.

Aanmeldformulier

Intakeformulier en verslag

Rapportage

Plan van Aanpak

Gegevens/informatie tijdens trainingen

Opdrachten en relevante informatie voortkomend uit de trainingen.

Overeenkomst deelnemer

Werkmateriaal

Aanwezigheidslijst

Buslijst

Certificaat

Reiskostenvergoeding formulieren

Contactformulier (voor/tijdens/na) traject

Nieuwsbrief

Whatsapp (groep)

Mailing

Foto’s

Resultaten, evaluaties, (advies)rapportages en conclusies.

Overdracht mail.

Doorverwijzen (externe organisatie)

Evaluaties m.b.t. de training (mag anoniem ingevuld)

1.2.2. Plaats van bewerking

De bewerkingen van gegevens vinden plaats op;

– Kantoor locatie: Voel je Goed Centrum, Fonteinland 7, 8913 CZ te Leeuwarden (De – Creatiefabriek)

– Kantoor locatie: Het Zool 11, Leewarden (De – Creatiefabriek)

– (Op) Locaties met beveiligd wifi/internet

Verder:

– Wordt gewerkt in een gesloten ruimte

– Worden gegevens van personen, rapportages en alle andere documenten bewaard op USB stick (computer is versleuteld/vergrendeld)

– Worden documenten, data en verdere (gevoelige) gegevens bewaard in/op een beveiligde cloudopslag

– Wordt gebruik gemaakt van een laptop met versleuteling door middel van: wachtwoord, pincode en vingerafdruk screen.

– De laptop wordt enkel en alleen door 1 persoon (per laptop) gebruikt.

1.2.3. Bewaartermijn gegevens

– Gegevens worden 10 jaar bewaard. Na 10 jaar zal opnieuw toestemming moeten worden gevraagd voor vervolgcontact. Gegevens worden verwijderd van cloudopslag, usb stick of op de laptop.

– De gegevens zoals evaluaties, rapportages worden verstrekt aan de verwerkingsverantwoordelijke. De bewaartermijn kan anders zijn als die van De-Creatiefabriek.

1.3. Verstrekking gegevens

1.3.1. Ontvangers van gegevens

Hieronder wordt opgesomd wie de ontvangers van de gegevens zijn.

Indien er via aanbesteding een aanmelder is (namens bijvoorbeeld een organisatie) dan is hiermee een verwerkersovereenkomst overeengekomen en getekend.

Aanmeldformulier

Rapportage [aanmelder van deelnemer, indien nodig en na toestemming betrokkene derde]

Plan van Aanpak [aanmelder van deelnemer, indien nodig en na toestemming betrokkene derde]

Gegevens tijdens trainingen [betrokkene en aanmelder]

Opdrachten (worden verwerkt in plan van aanpak)

Overeenkomst deelnemer [aanmelder en betrokkene]

Werkmateriaal (worden verwerkt in plan van aanpak) [aanmelder van deelnemer, indien nodig en na toestemming betrokkene derde]

Aanwezigheidslijst [aanmelder van deelnemer, indien nodig en na toestemming betrokkene derde]

Buslijst [chauffeur. Er worden alleen voornamen genoemd, telefoonnummers en adressen – indien deelnemer van huis wordt opgehaald]

Certificaat (Betrokkene en digitale kopie naar aanmelder)

Reiskostenvergoeding formulieren ([aanmelder/organisatie]

Contactformulier (voor/tijdens/na) traject/training [aanmelder van deelnemer, indien nodig en na toestemming betrokkene derde]

Nieuwsbrief [aanmelders, betrokkene, medewerkers van verwerkingsverantwoordelijk (nodig voor aanmeldingen)] het gaat hier om informatie verstrekking zonder persoonsgegevens.

Whatsapp (groep) [Betrokkene]

Mailing [aanmelder van deelnemer, indien nodig en na toestemming betrokkene derde]

Foto’s [alleen met toestemming van betrokkene op Social Media, presentaties, individuele whatsapp en groepsapp]

Resultaten en Evaluaties [klant/aanmelder/opdrachtgever]

Overdracht, dit houdt in het plan van aanpak met rapportage [deelnemer/betrokkene, aanmelder, klant, opdrachtgever]

Doorverwijzen (externe organisatie) [Externe organisatie – waarvan melding en uiteraard toestemming van betrokkene]

1.3.2. Rechten van het individu

Het individu krijgt te weten wie welke informatie krijgt.

Het individu heeft recht op inzage op alle documenten waar zijn/haar gegevens in voorkomen

Het individu heeft recht op inzage m.b.t. de gegevens die verzameld worden en de verwerking daarvan. Ook heeft hij/zij het recht te weten waar betreffende gegevens worden verwerkt (en voor hoelang deze gegevens worden bewaard)

Het individu heeft het recht om gegevens aan te vullen of te laten wijzigingen, mits deze acceptabel en te verwezenlijken zijn.

Het individu heeft het recht de toestemming in te trekken, voor hetgeen hij/zij toestemming heeft gegeven.

Het individu heeft het recht te weten hoe gegevens worden overgedragen en aan wie.

Het individu weet (vooraf) dat gegevens 10 jaar worden bewaard en dat daarna opnieuw toestemming zal worden gevraagd. Indien geen toestemming of contact mogelijk is, worden gegevens vernietigd.

Het individu heeft het recht hoe gegevens worden gewist. 1) gegevens worden van de computer/beveiligde Icloud opslag verwijderd (alsook uit de prullenbak) 2) papierwerk wordt versnipperd door de papiervernietiger.

Het individu heeft het recht te worden gewezen op de privacy en termijn van opvolging. Hiervoor krijgt de deelnemer een document (schriftelijk of digitaal) en is deze duidelijk te zien/lezen op de locatie waar de activiteiten zich bevinden. Tevens is het de betreffende duidelijk (gemaakt) hoe een verzoek kan worden ingediend)

Het individu heeft het recht op termijn van opvolging in de volgende zin:

– Verzoek wordt ingediend

– Binnen 1 week krijgt desbetreffende reactie/bericht

– Als niet kan worden voldaan het verzoek krijgt de betrokkene dit binnen 1 week maximaal 1 maand te horen in een digitale of schriftelijke reactie (per mail of brief)

– Er wordt in geval van het inwilligen van het verzoek een afspraak gemaakt om de situatie te bespreken en overeen te komen welke data wordt aangepast, aangevuld, gewijzigd en/of verwijderd.

2. Technische en organisatorische maatregelen

2.1. Technisch

2.1.1. Afsluiten ruimten en kasten

De – Creatiefabriek maakt gebruik van een beveiligde laptop. Deze is vergrendeld met een wachtwoord, pincode en vingerafdruk screen.

Kasten waarin persoonsgegevens worden bewaard zijn alleen toegankelijk met een vergrendeling(scode). De code is alleen beschikbaar voor de bewerker van deze gegevens.

2.1.2. Netwerkbescherming

Er wordt gewerkt met beveiligde wifi of internettoegang.

2.1.3. Beveiligde opslag (met uitgebreide logging) van gegevens

De – Creatiefabriek maakt gebruik, bij opslag van een usb stick en eventueel Icloud opslag. Deze zijn beide voorzien van een beveiligde toegang.

2.1.4. Email beveiliging (filelinks) bij het versturen van persoonsgegevens)

Emailverkeer waarin persoonsgegevens worden verstuurd worden via Zivver verstuurd. Dit is een speciale beveiligde site waarmee gecodeerde berichten kunnen worden verstuurd en door middel van een code door de andere partij ontgrendeling kan plaatsvinden.

2.1.5. Website

De website wordt onderhouden door Vardia.nl. De site werkt met de meest up to date beveiliging welke via pluggins worden ingezet voor de website. De verantwoordelijkheid hierbij ligt bij Vardia.

2.1.6. Laptop

De laptop werk met een drievoudig vergrendeling. Een wachtwoord, pincode en vingerafdruk screen. De laptop is beveiligd met een actieve firewall en virus bescherming.

2.2. Organisatorisch

2.2.1. Wie heeft toegang tot wat

Alleen de bewerker van de gegevens heeft toegang tot de bestanden. Alleen met toestemming van de betrokkene worden bepaalde gegevens gedeeld.

2.2.2. Register Verwerkingsactiviteiten

De-Creatiefabriek is een onderneming met minder dan 250 werknemers. De niet-incidentele verwerkingen, de verwerkingen met hoge risico’s en de verwerking van bijzondere persoonsgegevens worden geregistreerd.

In het register hiervoor is te zien wat en hoe dat gedaan wordt.

2.2.3. Incidentenregister en register datalekken

Via deze link is het register voor datalekken in te zien. Bij iedere geconstateerde melding zal de link worden aangepast/herzien.

2.2.4. Verwerkersovereenkomst(en)

Indien De – Creatiefabriek in opdracht werkt, stelt de opdrachtgever hiervoor een verwerkersovereenkomst op. De

verwerkersovereenkomst(en) kunnen worden opgevraagd voor inzage door een mail te sturen naar: info@de-creatiefabriek.nl

2.2.5. Privacy beleid/statement/verklaring/document

De-Creatiefabriek

Versie 2.

De-Creatiefabriek is zich er van bewust dat je vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om jouw privacy te beschermen. Op deze pagina laten we je weten welke gegevens we verzamelen als je onze website gebruikt, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee jouw gebruikservaring verbeteren. Zo snap je precies hoe wij werken.

Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van De-Creatiefabriek. Je dient je ervan bewust te zijn dat De-Creatiefabriek niet verantwoordelijk is voor het privacy beleid van andere sites en bronnen. Door gebruik te maken van deze website geef je aan, het privacy beleid te accepteren. De-Creatiefabriek respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. In onze AVG kun je lezen weke stappen wij hiervoor allemaal nemen.

Ons gebruik van verzamelde gegevens:

Gebruik van onze diensten Wanneer je je aanmeldt voor een van onze diensten vragen we je om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren. We vragen hiervoor alleen de strikt noodzakelijke gegevens. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van De-Creatiefabriek of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

Communicatie Wanneer je e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij je naar jouw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk jouw vragen te verwerken en jouw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van De-Creatiefabriek of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

Cookies Wij verzamelen gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze klanten, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen.

Deze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op jouw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door cookie gegenereerde informatie over jouw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van De-Creatiefabriek of die van een derde

partij. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe je de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

Doeleinden We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacy beleid tenzij we van tevoren jouw toestemming hiervoor hebben verkregen. Bij deelname aan trainingen worden gegevens teruggegeven aan de aanmelder. Dit kan een manager/leidinggevende, een organisatie, instelling of bedrijf zijn, ofwel de opdrachtgever. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: evaluatieformulieren, deelname en aanwezigheid, conclusies, rapportages, intakeverslagen, aanmeldformulieren et cetera.

Derden De informatie wordt niet met derden gedeeld met uitzondering van webapplicaties welke wij gebruiken ten behoeve van onze webwinkel. Met iedereen waarmee De-Creatiefabriek werkt zijn de mensen verplicht om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te respecteren.

Veranderingen Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van, en de mogelijkheden op deze site. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

Keuzes voor persoonsgegevens Wij bieden alle bezoekers de mogelijkheid tot het inzien, veranderen, of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op dat moment aan ons is verstrekt.

Aanpassen/uitschrijven dienst nieuwsbrief Op de homepage en via jouw ontvangen mail van ons, vind je de mogelijkheid om jouw gegevens aan te passen of om je af te melden.

Aanpassen/uitschrijven communicatie Als je jouw gegevens aan wilt passen of jezelf uit onze bestanden wilt laten halen, kun je contact met ons op nemen. Zie onderstaande contactgegevens.

Cookies uitzetten De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kunt jouw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is mogelijk dat sommige functies en –services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in jouw browser.

2.2.6. Privacy by default en by design

Vanuit de basis worden alle bewaarde gegevens zo goed als het kan beveiligd. Zoals hierboven in dit document is beschreven.

Er worden niet meer dan de noodzakelijke gegevens verzameld, en deze worden ook niet langer bewaard dan nodig is.

Gegevens en standaardinstellingen worden op de hoogste privacy niveau ingesteld. Verder hanteert De-Creatiefabriek de volgende stelling;

Zoals wij zelf behandeld willen worden, behandelen wij de ander.

de-creatiefabriekde-creatiefabriek